De Wet op de justitiële documentatie is in november 2002 gewijzigd in de Wet justitiële gegevens. In deze wet is een regeling opgenomen voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), in de volksmond ook wel bekend als 'bewijs van goed gedrag'. Vanaf 1 april 2004 geldt een nieuwe procedure voor het aanvragen van een VOG.

Het aanvragen van een VOG gebeurt bijvoorbeeld bij een sollicitatie-procedure. Dat is de reden dat dit bij Scoutinggroepen ook verplicht is gesteld.

De persoon die in functie moet worden benoemd kan alleen zelf een VOG aanvragen, tenzij hij of zij iemand anders daartoe heeft gemachtigd (zie verderop in de tekst).
Dit kan hij of zij doen bij de afdeling Burger-/ Publiekszaken van de gemeente waar hij staat ingeschreven in de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). De kosten daarvoor zijn op dit moment: € 29,90 (juni 2005).

De aanvrager krijgt een aanvraagformulier dat door hemzelf en het bestuur van de betreffende scoutinggroep moet worden ingevuld. Het gedeelte dat moet worden ingevuld door het bestuur bevat vragen over de functieaspecten. Daarbij kunnen verschillende categorieën worden aangekruist. Het aanvraagformulier is ook te downloaden op de website van het Ministerie van Justitie en kan na invullen ingeleverd worden bij de afdeling burger-publiekszaken van de gemeente waar de aanvrager staat ingeschreven.

LET OP: Omdat Scouting een jongerenorganisatie is moet bij het thema functieaspecten in ieder geval alle onderdelen van de categorie over personen (categorie 8 op het huidige formulier) alle worden aangekruist door het bestuur. Verder kunnen nog meer categorieën worden ingevuld, afhankelijk van de inhoud van de functie (bijvoorbeeld als de desbetreffende persoon gelden gaat beheren of systemen moet raadplegen).

Hoe is verder de procedure?
De gemeente neemt de gegevens van het  aanvraagformulier over in de computer en vult ze automatisch aan met gegevens vanuit de GBA. Vervolgens worden al deze gegevens digitaal doorgestuurd naar COVOG, het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag. Dit is het orgaan dat de VOG namens de Minister van Justitie afgeeft. Als blijkt dat de aanvrager niet in de GBA voorkomt, vraagt hij of zij de VOG rechtstreeks aan bij COVOG. De beslissing of de verklaring al dan niet wordt afgegeven, ligt bij de Minister van Justitie. Die geeft de verklaring af als uit onderzoek blijkt dat de aanvrager geen strafbare feiten op zijn naam heeft staan die relevant zijn voor het uitoefenen van de functie. Binnen vier weken ontvangt de aanvrager de uitslag van de aanvraag op zijn of haar postadres.

Kan de aanvrager de VOG-aanvraag door iemand anders laten indienen, bijvoorbeeld door een afgevaardigde van het bestuur of de groepsraad?
Ja dat kan als betrokkene deze persoon daartoe machtigt. De gemachtigde vraagt de VOG namens betrokkene aan bij de afdeling Burger-/Publiekszaken van de gemeente waar hij of zij staat ingeschreven in de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) of - als hij in het buitenland woont - bij de gemeente waar hij of zij voor vertrek stond ingeschreven. Als deze gemeente niet meer over deze gegevens beschikt, moet de aanvraag rechtstreeks bij het COVOG worden ingediend.
Bij het indienen van de aanvraag moet de gemachtigde de volgende stukken meenemen:

• een volledig ingevuld aanvraagformulier 
• een machtigingsbrief, dat is een brief waarin de betrokkene aangeeft wie hij of zij machtigt om namens hem of haar deze aanvraag in te dienen; betrokkene geeft in de brief ook aan op welk postadres hij of zij de VOG wenst te ontvangen
• een kopie van het identiteitsbewijs van betrokkene, bijvoorbeeld een paspoort
• een identiteitsbewijs van de degene die betrokkene heeft gemachtigd 
• het bedrag van € 29,50

Naar welke gegevens wordt in het VOG-onderzoek gekeken?
Het COVOG raadpleegt voor het VOG-onderzoek het centraal justitieel documentatieregister. In dit register staan gegevens over de afwikkeling van strafbare feiten vermeld, van onherroepelijke veroordelingen tot sepots en transacties. Daarnaast kan het COVOG politieregistergegevens in het onderzoek betrekken en kunnen inlichtingen worden ingewonnen bij het Openbaar Ministerie en de Reclassering. De gegevens worden in samenhang gewogen en beoordeeld.

Wat als de verklaring wordt geweigerd?
Het bestuur/ de groepsraad kan in dat geval de betrokkene niet in functie benoemen (artikel 115 Huishoudelijk Reglement).
Betrokkene kan zelf nog wel bezwaar indienen. Hoe hij of zij dat kan doen staat ook vermeld op de site van het Ministerie van Justitie (zie hier onder: meer informatie).

Meer informatie?
Voor meer informatie over de VOG kun je surfen naar www.justitie.nl/themas/vog. Daarop staan folders (onder: publicaties) die je kunt downloaden. Ook kan je contact opnemen met de gemeente.